Arhivare

Scanare

Digitizare

Ești îngropat în dosare și hârtii? Ți-ai dori o arhivă organizată? Ți-ar plăcea cu o simplă căutare pe calculator să îți găsești orice document în format digital?

Noi îți rezolvăm această problemă. Îți organizăm arhiva, îți indexăm și legăm toate dosarele, îți scanăm documentele și îți dăm o soluție de căutare pentru acces instant.

Tu te concentrezi pe activitatea ta, noi îți preluăm birocrația cu care te lupți zilnic.

Organizațiile de succes sunt cele care reușesc să integreze informațiile în procesele de business si în sisteme de management, fără prea multă intervenție manuală, astfel încât deciziile să poata fi luate rapid, informat si controlat.

Venim în întâmpinarea nevoilor de administrare eficientă a arhivei dumneavoastră de documente prin serviciile de prelucrare arhivistică și legătorie, scanare  și digitizare a documentelor urmate de stocarea inteligentă a arhivei, oferind soluții legale personalizate pentru arhivarea documentelor.

În acest sens, deținem  autorizarea Arhivelor Naționale ale României și avizele prevăzute de lege pentru activitatea pe care o defășurăm.

Prelucrare arhivistică și legătorie

Prelucrarea arhivistică este suma operațiunilor efectuate asupra unei arhive cu scopul organizării acesteia conform criteriilor enunțate de către Arhivele Naționale ale României.

Conform legislației în vigoare, atât instituțiile de stat cât și companiile private au obligația de a își prelucra arhiva. Nerespectarea obligațiilor legale atrage, după caz, sancțiuni din partea autorităților competente.

Care sunt beneficiile serviciului de prelucrare arhivistică și legătorie?

O arhivă organizată înseamnă reducerea costurilor operaționale ale activității dumneavoastră prin:

Reducerea timpilor necesari regăsirii unui document

Creșterea productivității angajaților

Creșterea eficienței generale a organizației dumneavoastră

Reducerea cheltuielilor de spațiu prin eliberarea unor zone de lucru anterior ocupate de documente ne-organizate

Evitarea unor amenzi, penalități - a nu avea acces la timp la un document important poate duce la imposibilitatea de a va apăra drepturile, punctul de vedere într-un litigiu, control fiscal

Mai mult, dacă optați pentru pachetul de servicii – arhivare și digitizare – veți avea beneficii mult mai mari:

  • Veți obține un discount important prin achiziționarea serviciilor la pachet;

  • Veți caștiga timp semnificativ atunci când cauți documente, pentru că ele vor fi indexate în baza ta de date iar căutarea va fi facută automat.

Eficientizarea modului de lucru cu arhiva

Prelucrarea arhivistică prin toate operațiunile componente are ca rezultat organizarea arhivei dumneavoastră de documente pe baza Nomenclatorului Arhivistic propriu și în conformitate cu criteriile enunțate de către Arhivele Naționale ale României. În acest fel, informația stocată în arhivă devine ușor accesibilă pentru angajați, instrumentele de lucru puse la dispoziția organizației dumneavoastră de către specialiștii noștri având rolul de a asigura o orientare facilă în depozitul de arhivă.

Siguranța documentelor și a informației

Organizarea arhivei și desemnarea unui angajat responsabil în conformitate cu prevederile legale au ca și consecință singuranța documentelor și o evidență clară a angajaților care consultă fondul arhivistic. În acest fel, se exclude posibilitatea ca documente confidențiale tehnice, financiare sau de orice altă natură să se piardă, distrugă sau să ajungă din greșeală sau intenționat la concurență.

Operațiunile componente ale serviciului de prelucrare arhivistică și legătorie sunt următoarele:

Consultanță pentru întocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Fondarea sau determinarea apartenenței documentelor

Ordonarea documentelor în cadrul unei unități arhivistice

Desprăfuirea și decapsarea documentelor

Ordonarea documentelor pe grupe de unități arhivistice în ordine cronologică, potrivit problematicii și după termenele de păstrare ale Nomenclatorului Arhivistic deținut de creatorul de documente

Legarea documentelor în coperți formând dosare (maxim 250 – 300 file), etichetarea acestora și înscrierea pe cotor a datelor aferente


Numerotarea filelor pentru toate documentele și certificarea lor; Introducerea dosarelor în cutii de arhivare, etichetarea și așezarea acestora pe rafturi; Etichetarea rafturilor din spațiul destinat arhivei

Consultanță și/sau întocmirea lucrărilor de selecționare conform legislației arhivistice în vigoare (lucrările de selecționare se efectuează asupra documentelor arhivate și al căror termen de păstrare a expirat)

Inventarierea documentelor atât pe suport de hârtie cât și electronic


Organizarea inițială a arhivei – întocmirea Ghidului Depozitului


Asistență la verificarea lucrărilor de selecționare înaintate la Serviciile Județene ale Arhivelor Naționale

Reactualizarea inventarelor după aprobarea lucrării de selecționare


Managementul electronic al documentelor

Managementul electronic al documentelor reprezintă suma activităților de scanare și digitizare a căror finalitate rezultă în accesul rapid și ușor la informațiile de care aveți nevoie din arhiva dumneavostră.

Cele mai importante avantaje ale stocării documentelor organizației dumneavoastră în format electronic sunt următoarele:

Eliminarea riscului de pierdere a arhivei; veți avea siguranța stocării arhivei prin folosirea dispozitivelor profesionale de stocare a datelor în mod redundant în format electronic

Eliminarea riscurilor legate de securitatea informației; accesul fiecărui angajat este limitat doar la informațiile de care are nevoie în munca sa

Eliminarea timpului afectat pentru căutarea fizică a documentelor în depozitul de arhivă

Eliminarea riscului ca un document scos din arhiva fizică să fie pierdut sau distrus accidental

Eliminarea riscului de degradare a documentelor care poate să apară în urma unor consultări repetate

Personalul Total Business Land care va gestiona echipamentele periferice și softurile utilizate pentru scanare și digitizare are calificare și experiență în domeniul IT, dispune de laptop-uri de ultimă generație pe care rulează programe performante care facilitează activitatea de scanare. Echipa de scanare dispune de scanere profesionale de mare viteza pentru orice tip de format (de la A4, A3 până la A0).

 

Pentru a veni în întâmpinarea nevoii dumneavoastră de administrare eficientă a arhivei digitizate, echipa IT din cadrul Total Business Land a dezvoltat soluții software specifice pentru managementul electronic al documentelor.

TOP
Skip to content